A dispensação hospitalar é um dos pilares essenciais da assistência farmacêutica, garantindo segurança ao paciente, otimização de recursos e eficiência no uso de medicamentos. No entanto, falhas nesse processo podem resultar em desperdícios, desabastecimento e erros que comprometem a qualidade do atendimento.

1. O Que é o Fluxo de Dispensação Hospitalar?

O fluxo de dispensação hospitalar compreende todas as etapas desde a prescrição médica até a entrega do medicamento ao paciente. Esse processo pode ocorrer por diferentes sistemas, como:

•     Dispensação por dose coletiva: distribuição em larga escala para as unidades de internação.
•     Dispensação por dose individualizada: separação dos medicamentos ocorre conforme a prescrição de cada paciente para um determinado período.
•     Dispensação unitária: medicamento dispensado em formas farmacêuticas e dosagens prontas para serem administrados no paciente, conforme prescrição médica, por certo período de tempo.

A escolha do modelo depende da estrutura do hospital e da disponibilidade de tecnologias para rastreamento e controle. Alguns hospitais optam, por exemplo, por um sistema misto de dispensação, onde alguns medicamentos são dispensados por requisições e outros por prescrição individualizada.

2. Principais Desafios na Dispensação Hospitalar

Os hospitais frequentemente enfrentam desafios como erros de dispensação, que podem levar a eventos adversos evitáveis e comprometem a segurança do paciente.

•     Desperdício de medicamentos: Impacto financeiro significativo para instituições hospitalares.
•     Ineficiência logística: Tempo excessivo na dispensação pode retardar o início do tratamento.
•     Falta de integração entre setores: comunicação falha entre farmácia e equipes assistenciais.

É possível superar esses desafios, mas é essencial investir em protocolos e processos padronizados.  Em alguns casos, investir em tecnologia para automação e rastreamento deve ser considerado.

3. Estratégias para Otimizar a Dispensação Hospitalar

3.1 Implementação de Protocolos e Padronização

A padronização dos processos reduz a variabilidade e aumenta a segurança. Algumas ações recomendadas incluem:

•     Criar protocolos operacionais padrão (POPs) para cada etapa da dispensação.
•     Estabelecer critérios para a priorização de medicamentos de alto risco e termolábeis.
•     Implementar fluxogramas de dispensação, facilitando a comunicação entre equipe multiprofissional.
•     Estabelecer processos de unitarização e fracionamento de doses: diminui desperdícios e melhora o gerenciamento de estoque.

Exemplo prático: Criar um protocolo específico para dispensação de medicamentos controlados, com dupla conferência e rastreamento de ponta a ponta.

3.2 Automação e Tecnologia no Processo de Dispensação

A tecnologia tem papel fundamental na otimização do fluxo de dispensação. Algumas ferramentas eficazes incluem:

•     Sistemas informatizados de prescrição eletrônica: reduzem erros de comunicação e evitam erros, como por exemplo de transcrição de prescrição.
•     Armários eletrônicos e rastreabilidade RFID: garantem controle sobre lotes, validades e distribuição descentralizada.

Exemplo prático: Implementação de armários eletrônicos para dispensação automatizada, reduzindo o tempo de espera e melhorando a rastreabilidade dos medicamentos.

3.3 Gestão Estratégica do Estoque e Logística Integrada

A farmácia hospitalar deve atuar de forma estratégica na gestão de estoques para evitar desabastecimentos e desperdícios. Algumas práticas recomendadas incluem:

•     Monitoramento de indicadores-chave (KPIs):

  • Taxa de ruptura de estoque
  • Tempo médio de reposição
  • Índice de devolução de medicamentos

•     Revisão contínua da padronização: evitar estoque excessivo de medicamentos com baixo giro.

•     Implantação de processos de rastreamento para evitar perdas por validade vencida e assegurar controle eficiente.

Exemplo prático: Aplicação de curva ABC para definir prioridades de aquisição, garantindo abastecimento otimizado e redução de custos.

3.4 Capacitação da Equipe Multiprofissional

Treinamentos periódicos são fundamentais para garantir que toda a equipe esteja alinhada com os protocolos institucionais. Algumas estratégias incluem:

•     Treinamento sobre segurança do paciente e boas práticas em dispensação.
•     Capacitação em uso de tecnologias já existentes na farmácia.
•     Simulações de erro de dispensação para treinar a equipe na identificação e correção de falhas.

Exemplo prático: Criação de um programa de educação continuada para farmacêuticos e técnicos de farmácia, focado em prevenção de erros de medicação.

4. Benefícios da Otimização do Fluxo de Dispensação

A implementação de processos estruturados gera impacto positivo em diversos aspectos, como:

•    Redução de erros:  barreiras de segurança com processos, protocolos e uso de tecnologias tem impacto direto sobre os resultados assistenciais. Um estudo observacional mostrou que implementação de dupla checagem, com avaliação da prescrição, reduziu em até 92% a taxa de erros de prescrição.
•     Diminuição de desperdícios: melhor controle de estoque evita perdas financeiras e garante previsibilidade orçamentária. Estudos relatam uma redução média de 20 a 30% na redução de desperdícios, a depender da intervenção realizada nos fluxos de dispensação e distribuição de medicamentos.
•     Agilidade no atendimento: Intervenções farmacêuticas em ambientes hospitalares têm demonstrado eficácia na redução dos tempos de espera para administração de medicamentos. A literatura médica destaca várias abordagens que resultaram em melhorias significativas nesse aspecto. Um estudo publicado em 2023, avaliou fluxos dispensação e distribuição de medicamento versus tempo de espera na emergência de um hospital comunitário e o resultado foi uma diminuição do tempo de espera em 66%, de 37,7 minutos para 12,9 minutos.

Os resultados da literatura vem de encontro com os resultados práticos encontrados após a implantação do Pharma+, em que instituições reduziram os custos com uso de MAT/MED e melhoraram a segurança do paciente.

5. Conclusão

A otimização do fluxo de dispensação hospitalar exige uma abordagem estratégica que integre processos padronizados, protocolos assistenciais bem definidos e capacitação contínua da equipe. A implementação de rastreamento eficiente e automação de processos não apenas aprimora a segurança do paciente, mas também melhora a eficiência operacional das instituições de saúde.

A falta de uma estratégia estruturada na dispensação hospitalar pode comprometer a qualidade da assistência, resultando em atrasos na administração de medicamentos, erros de dispensação e desperdícios significativos. Além disso, a ausência de rastreabilidade e controle pode levar ao desabastecimento de itens essenciais ou perdas por vencimento, aumentando os custos operacionais. Portanto, otimizar esse fluxo não é apenas uma questão de eficiência, mas um compromisso essencial com a segurança do paciente e a sustentabilidade financeira do hospital.

Ao adotar essas estratégias, os hospitais não apenas aprimoram sua assistência farmacêutica, como também reduzem desperdícios, aumentam a previsibilidade financeira e garantem um atendimento mais seguro e ágil.

A PharmaInova já ajudou diversas instituições a reduzirem custos, aumentarem a segurança dos pacientes e otimizarem seus processos farmacêuticos. Quer transformar a gestão da dispensação hospitalar na sua instituição? Entre em contato e descubra nossas soluções personalizadas.

Por Verônica Guimarães

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